超好用的雲端會議室-來自日本的Chatwork

 

好奇問一下各位有在上班的朋友們

你們公司內部在討論事情，除了用電話、當面溝通之外，會用什麼通訊軟體？

這次要分享一個日本公司開發的通訊軟體，非常好用也非常方便

小雯這次是去「蛙咖啡」參加Chatwork發表會

現場來了好多部落客，各個領域都有，很多平常不會遇到的3C、旅遊、美食部落客都出現了

現場備有很多餐點，可惜我剛吃飽才過去，所以都沒吃

聽說漢堡超好吃 (飲恨)

當天的主持人是Yui耶~她台風超好的

餐點上的小竹籤都是他做的XD

 

Chatwork是一家日本公司，自2011年起便開始推展雲端式商業工具「ChatWork」到世界各地

他們的經營理念是「透過IT創造幸福」

已連續2年獲得日本全國第一名之優良評價

在日本已有中小企業、大企業、教育機關、政府機關等陸續採用

紙本資料可以改用數位化且採用雲端保存管理，減少收納紙本資料的與空間

簡單來說，Chatwork就是一個專門給公司行號所使用的雲端會議室

結合了各種通訊軟體的優點，使用簡單，介面清楚

可以在上面建立群組聊天室、視訊會議、語音留言、檔案共享、建立工作日誌等等

結合了Email、FB聊天室、Line、Skype等功能

假設你離職了，也可以刪除你的帳號，所有相關的資訊都會刪掉

目前已經有183個國家，超過73,000家企業採用，使用人數每年持續往上爬升

那天活動是我參加過數一數二有趣的

廠商特別準備的小遊戲讓我們實際操作Chatwork

我們分成紅白兩隊，根據華生提供的線索，我們要找出誰殺了Linda

是一個很好玩的猜謎遊戲，從第一個章節提示回答五個問題後，才能進入第二個章節

 

左邊可以看到有四個聊天室，分別就是四個章節

從小遊戲中，讓我們熟悉Chatwork的功能，真的是很棒的巧思

我們紅隊先猜到兇手，獲得豹紋香蕉蛋糕一盒^^

(我以後死也不要站在最旁邊，鏡頭把我拉得好肥)

另一組白隊幾乎都是男生^^

最後來個大合照

我很喜歡這種人少少的，又有一些認識的部落客一起參加的活動

還有實際操作玩小遊戲，真的很開心^^

  

申請Chatwork非常簡單

上Chatwork中文版官網，點選右上角「免費加入會員」

輸入你的email，點下一步

填寫一些基本資訊就可以了，不會落落長要填一堆東西

然後到你的email信箱就會看到申請成功的信件，就完成了，非常簡單

登入後，就會看到這個畫面

第一次不會使用，也可以點右上角的「基本使用方法」

其實介面非常簡單，自己點一點就會了

常用的功能大概就那些，小雯簡單跟大家說明

  

交談視窗除了基本打字之外，有表情符號、傳檔案、指定交談對象(類似FB的@)、視訊功能(裡面有語音通話)

左邊可以自己設定群組

例如：你跟某一位同事設一個群組、你跟組員設一個群組、跟主管設一個群組等等

可以設定工作管理，提醒你自己，最近有什麼事情要完成

完成後可以點選「已完成工作」

這樣就不會遺漏東西

檔案管理裡面有所有上傳的資料，就不用另外寄email或是上傳到dropbox，再丟連結給其他人，省下更多時間

也可以傳大檔案

  

交談視窗下面，有個攝影機的圖案，點進去可以選擇跟誰視訊會議

也可以選擇語音通話

甚至在手機的chatwork app也可以使用

我個人最喜歡這個功能，就是可以搜尋紀錄

像FB、line都沒有這個功能，你只能一直往上滑，按ctrl+F搜尋

但是line比較久以前的對話會自動刪除，除非你備份起來，但不是每個人都有這個習慣

在聊天視窗上，直接打關鍵字搜尋，就會出現有那個關鍵字的句子

如果是過好幾個星期甚至幾個月的訊息，都可以找得到

如果是別的通訊軟體，可能要爬文爬到死還找不到吧XD

像我們參加活動玩猜謎遊戲的時候，我們就可以直接打人名去找答案

就不用一句一句爬文

以下是一些以前我們使用的軟體的一些缺點

Chatwork不僅結合了優點，還改善了缺點

email收取回覆較慢，又有容量限制，誤發出去的無法取消

Chatwork可轉寄容量大的檔案，送出的訊息可以編輯或刪除

可即時收到訊息，不像email要等對方收件才會看到

有時候對方還會收不到，或是跑到垃圾郵件

Line沒辦法保留全部的對話

裡面有客戶、廠商、朋友、老板、同事、家人的聯絡資訊

電腦版跟手機版的連絡人名稱又會不同

有時候要找特定某人講事情，不是非常容易

而且要加好友有時候會找不到，或是一堆廣告訊息，或是被不認識的人加，或是遊戲訊息

換手機，所有的對話訊息都會消失

還有已讀功能，容易造成困擾

有時候你正在忙，不想馬上回，或是在查資料沒這麼快回覆

對方就會想說你為什麼已讀不回，造成雙方壓力

Line比較適合拿來跟朋友互動使用，不太適合商業用途

FB聊天只適合短暫的通訊使用，很難找到很久以前的對話，更沒有搜尋功能

版面太多跟工作無關的訊息

 

Skype沒有手機版，無法在外面回覆訊息

不同電腦登入時，歷史記錄無法同步，也不能搜尋對話記錄

 

現在可以免費申請，對大部分的人來說，就很夠用了

如果是大型企業，才會需要付費

 

有了Chatwork，在溝通上可以省下很多時間，工作效率變好

不限於哪種類型的公司，都可以使用

我也推薦我們同事都改用這個軟體，比Line方便很多

大家也可以建議公司換成Chatwork來處理公事

用過就知道它的方便，而且是完全免費的喔

 開始使用：http://www.chatwork.com/zh-tw/

 

老規矩隨機禮*1

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